Effectief dossierbeheer voor onze opdrachtgevers
Bij FlexExpert streven we ernaar om ervoor te zorgen dat personeelsdossiers goed worden opgebouwd en onderhouden. Dit vereist nauwe samenwerking met onze opdrachtgevers, vooral omdat medewerkers werken onder leiding en toezicht van onze opdrachtgevers. Het is erg belangrijk dat alle aspecten van het functioneren van medewerkers worden gedocumenteerd en gecommuniceerd, zelfs als het om kleine zaken gaat.
Laten we eens kijken naar een voorbeeld om dit te verduidelijken.
Stel, Piet heeft zich per ongeluk verslapen op 20 maart 2024. Dit lijkt misschien een klein incident, maar het is belangrijk om dit te melden aan FlexExpert. Als Piet een week later opnieuw te laat komt, wordt hij hierop aangesproken en wordt dit ook vastgelegd: “Piet heeft zich voor de tweede keer verslapen en is hierop aangesproken op 29 maart 2024.” De volgende stap zou een officiële waarschuwing zijn. Het is van cruciaal belang dat zelfs kleine incidenten worden gedocumenteerd, zodat er een volledig beeld ontstaat van het functioneren van de medewerker.
Wanneer geven we een officiële waarschuwing?
Dit gebeurt bij herhaaldelijk te laat komen, werkweigering, onterecht ziekmelden, disfunctioneren, ongeoorloofd verlof opnemen, grensoverschrijdend gedrag, het gebruik van eigendom van de opdrachtgever voor privédoeleinden, of het niet nakomen van verplichtingen. In dergelijke gevallen stuurt FlexExpert, in overleg met de opdrachtgever, een officiële waarschuwing naar de medewerker.
Het is belangrijk om te benadrukken dat er grondig overleg plaatsvindt voordat er stappen zoals ‘op staande voet ontslag’ worden genomen. Dit soort beslissingen worden nooit lichtvaardig genomen en worden altijd besproken met juridisch deskundigen op het gebied van arbeidsrecht. Medewerkers genieten namelijk een hoge mate van bescherming volgens de Nederlandse wetgeving. We willen er zeker van zijn dat eventuele maatregelen rechtmatig en gerechtvaardigd zijn.
En tot slot, een tip om het gemakkelijker te maken om medewerkers aan te spreken op hun functioneren:
Spreek verwachtingen en normen duidelijk uit vanaf de eerste werkdag. Neem de tijd om het huishoudelijk reglement, kledingvoorschriften en de normen en waarden van het bedrijf door te nemen. Door deze verwachtingen vanaf het begin te communiceren, wordt het later gemakkelijker om medewerkers aan te spreken op hun gedrag of functioneren.
