De 30%-regeling is een fiscale regeling van de Nederlandse overheid waarmee werkgevers een deel van het salaris van bepaalde buitenlandse medewerkers belastingvrij mogen uitbetalen. Voor bedrijven die internationaal talent aantrekken, kan dit een aanzienlijk voordeel opleveren. Tegelijkertijd vraagt de regeling om een zorgvuldige administratieve aanpak. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe de 30%-regeling werkt, wie er recht op heeft, en hoe je als werkgever in Nederland de regeling correct toepast.
Wie komt in aanmerking voor de 30%-regeling?
Niet elke buitenlandse medewerker heeft automatisch recht op de 30%-regeling. De Belastingdienst stelt een aantal concrete voorwaarden waaraan zowel de werknemer als de werkgever moeten voldoen voordat de regeling van toepassing is.
De medewerker moet worden aangemerkt als kennismigrant. Dit betekent dat hij of zij beschikt over specifieke deskundigheid die op de Nederlandse arbeidsmarkt schaars is. Concreet gelden in 2026 de volgende vereisten:
- De medewerker is vanuit het buitenland aangeworven of vanuit het buitenland naar Nederland gezonden.
- Het belastbaar loon voldoet aan de geldende salarisgrens, die jaarlijks door de Belastingdienst wordt vastgesteld.
- De medewerker woonde in de 24 maanden voor de eerste werkdag meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens.
- Er is een geldige arbeidsovereenkomst met een inhoudingsplichtige werkgever in Nederland.
Voldoet de medewerker aan deze voorwaarden, dan kan de werkgever maximaal 30% van het loon aanwijzen als onbelaste vergoeding voor zogeheten extraterritoriale kosten. Het is verstandig dit vooraf goed te toetsen, want een achteraf afgekeurde aanvraag kan leiden tot naheffingen.
Stap 1: verzamel de benodigde documenten
Verzamel alle relevante documenten voordat je de aanvraag indient. Een complete aanvraag versnelt de beoordeling door de Belastingdienst en verkleint de kans op vertraging of afwijzing.
- Maak een kopie van de arbeidsovereenkomst, inclusief het overeengekomen salaris en de startdatum.
- Zorg voor een bewijs van de woonplaats van de medewerker in de 24 maanden voor indiensttreding, zoals een buitenlands uittreksel uit het bevolkingsregister of huurcontracten.
- Verzamel bewijsstukken van de schaarse deskundigheid, zoals diploma’s, certificaten of een cv met relevante werkervaring.
- Leg de loongegevens vast die aantonen dat het salaris voldoet aan de geldende salarisgrens.
Controleer na het verzamelen of alle documenten actueel zijn en overeenkomen met de gegevens in de arbeidsovereenkomst. Een inconsistentie tussen documenten is een veelvoorkomende reden voor vertraging bij de beoordeling.
Stap 2: dien de aanvraag in bij de Belastingdienst
Dien de aanvraag zo snel mogelijk in na de start van het dienstverband. De Belastingdienst hanteert een termijn: de aanvraag moet binnen vier maanden na de eerste werkdag zijn ingediend om met terugwerkende kracht te gelden vanaf de startdatum. Na deze termijn gaat de regeling pas in op de eerste dag van de maand volgend op de maand van indiening.
- Download het aanvraagformulier voor de 30%-regeling via de website van de Belastingdienst.
- Vul het formulier in samen met de medewerker, zodat zowel werkgever als werknemer het document ondertekenen.
- Voeg alle verzamelde documenten uit stap 1 als bijlage toe.
- Stuur het complete pakket per post of digitaal in via het daarvoor bestemde kanaal van de Belastingdienst.
Na indiening ontvang je een beschikking van de Belastingdienst. Deze beschikking vermeldt de exacte looptijd van de regeling en het percentage dat als onbelaste vergoeding mag worden aangewezen. Bewaar deze beschikking zorgvuldig in de personeelsadministratie van de betreffende medewerker.
Stap 3: verwerk de regeling correct in de salarisadministratie
Verwerk de beschikking direct na ontvangst in de loonadministratie. Een correcte verwerking voorkomt fouten in de loonheffing en zorgt ervoor dat de medewerker daadwerkelijk profiteert van het belastingvoordeel.
- Pas de loonstrook aan zodat het aangewezen percentage van het brutoloon als onbelaste vergoeding wordt uitbetaald.
- Zorg dat de codering in het salarissysteem overeenkomt met de vereisten van de Belastingdienst voor de 30%-regeling.
- Leg de beschikking en de bijbehorende verwerkingsdatum vast in het personeelsdossier.
- Informeer de medewerker schriftelijk over de wijze waarop de regeling op zijn of haar loonstrook wordt verwerkt.
Controleer na de eerste verwerkte loonperiode of het nettoloon overeenkomt met de verwachting. Vergelijk de loonstrook met de beschikking en stel eventuele afwijkingen direct bij. Een fout in de eerste maand werkt namelijk door in de cumulatieve loonopgave.
Stap 4: houd de looptijd en verlengingsregels bij
De 30%-regeling heeft een maximale looptijd van vijf jaar. Dit is in 2019 teruggebracht van acht jaar, en sindsdien gelden ook overgangsregelingen voor medewerkers die al eerder gebruik maakten van de regeling. Het is essentieel om de einddatum actief bij te houden, zodat je niet onbedoeld doorgaat met het toepassen van de regeling na het verstrijken van de termijn.
- Noteer de startdatum en einddatum van de beschikking in een centrale personeelsplanning of HR-systeem.
- Stel een herinnering in minimaal drie maanden voor de einddatum om te beoordelen of verlenging mogelijk is.
- Controleer of de medewerker nog steeds voldoet aan de voorwaarden als er sprake is van een functiewijziging of salarisaanpassing.
- Vraag tijdig een nieuwe beschikking aan als de medewerker van werkgever wisselt, want de regeling is persoonsgebonden maar niet automatisch overdraagbaar.
Na het verstrijken van de looptijd vervalt het recht op de onbelaste vergoeding volledig. Pas de salarisadministratie op de einddatum direct aan om te voorkomen dat de regeling onterecht wordt voortgezet.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
In de praktijk gaat het bij de 30%-regeling regelmatig mis op een aantal vaste punten. Door deze fouten te kennen, kun je ze proactief vermijden.
- Te laat indienen: de aanvraag wordt ingediend na de termijn van vier maanden, waardoor de regeling niet met terugwerkende kracht geldt. Zet de aanvraag direct op de agenda bij indiensttreding van een buitenlandse medewerker.
- Onvolledige documentatie: ontbrekende bewijsstukken van de woonplaats of deskundigheid leiden tot vertraging. Gebruik een vaste checklist bij elke aanvraag.
- Onjuiste verwerking in de loonadministratie: het percentage wordt verkeerd gecodeerd of op het brutoloon in plaats van het fiscale loon toegepast. Laat de eerste verwerking altijd controleren door iemand met kennis van loonheffingen.
- Vergeten einddatum: de regeling wordt na vijf jaar onbewust voortgezet, wat kan leiden tot een naheffing van de Belastingdienst. Zet een harde einddatum in het HR-systeem.
- Geen hertoetsing bij functiewijziging: als een medewerker promotie maakt of van functie wisselt, moet opnieuw worden getoetst of aan de voorwaarden wordt voldaan.
Met een goede administratieve discipline en een duidelijk proces zijn de meeste fouten eenvoudig te voorkomen. Zorg dat iedereen binnen de HR- en salarisadministratie weet welke stappen worden gevolgd bij de komst van een internationale medewerker.
Hoe FlexExpert helpt bij het aantrekken van kennismigranten
De 30%-regeling biedt werkgevers een aantrekkelijk instrument om internationaal talent aan te trekken en te behouden. Maar de regeling correct toepassen vraagt om kennis van de arbeidsmarkt, de fiscale spelregels en een zorgvuldige administratie. Wij ondersteunen werkgevers in Noord-Nederland hier graag bij. Als ervaren uitzendbureau in Groningen denken wij actief mee over de beste manier om gekwalificeerde medewerkers te vinden en te binden, ook als het gaat om expats en kennismigranten.
Wat wij voor jou kunnen doen:
- Werving en selectie van internationaal talent dat aansluit bij jouw organisatie en de eisen van de 30%-regeling.
- Advies over de juiste contractvorm, of dat nu uitzenden, detachering of werving en selectie is.
- Begeleiding bij de administratieve onboarding van buitenlandse medewerkers.
- Een vast aanspreekpunt dat snel schakelt en jouw personeelsvraagstukken kent.
Wil je weten wat FlexExpert voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van flexibel personeel en internationale werving? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Kan de 30%-regeling ook worden toegepast als de medewerker al in Nederland woont?
Nee, dat is in de meeste gevallen niet mogelijk. Een van de kernvoorwaarden is dat de medewerker in de 24 maanden vóór de eerste werkdag meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens woonde. Woont de medewerker al in Nederland op het moment van indiensttreding, dan wordt doorgaans niet aan deze afstandseis voldaan en komt hij of zij niet in aanmerking voor de regeling.
Wat gebeurt er met de 30%-regeling als de medewerker van werkgever wisselt?
De 30%-regeling is persoonsgebonden, maar niet automatisch overdraagbaar naar een nieuwe werkgever. Bij een werkgeverswissel moet er een nieuwe aanvraag worden ingediend bij de Belastingdienst. De resterende looptijd van de oorspronkelijke beschikking blijft wel behouden, mits de aanvraag tijdig wordt ingediend en de medewerker nog steeds aan alle voorwaarden voldoet.
Mag ik als werkgever een lager percentage dan 30% toepassen?
Ja, de 30% is een maximum en geen verplichting. Je mag als werkgever ook een lager percentage aanwijzen als onbelaste vergoeding, bijvoorbeeld als de werkelijke extraterritoriale kosten van de medewerker lager uitvallen. Houd er wel rekening mee dat je ook kunt kiezen voor de werkelijke kostenvergoedingsmethode in plaats van de forfaitaire 30%-methode, afhankelijk van wat gunstiger uitpakt voor jouw situatie.
Wat zijn de gevolgen als de Belastingdienst de aanvraag afwijst?
Bij een afwijzing heb je als werkgever de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen, mits je dit doet binnen de wettelijke bezwaartermijn van zes weken na de datum van de beschikking. Zorg bij een hernieuwde indiening dat de ontbrekende of onjuiste documenten worden aangevuld of gecorrigeerd. Het is verstandig om bij een afwijzing een fiscalist of salarisadministrateur met kennis van de 30%-regeling te raadplegen om de kans op succes te vergroten.
Heeft de 30%-regeling ook invloed op de pensioenopbouw of sociale zekerheidsrechten van de medewerker?
Ja, hier moet je als werkgever goed op letten. Omdat een deel van het loon als onbelaste vergoeding wordt uitbetaald, is het fiscale loon lager. Dit kan invloed hebben op de grondslag voor pensioenopbouw, WW-uitkering en andere sociale zekerheidsrechten die zijn gebaseerd op het fiscale loon. Bespreek dit expliciet met de medewerker tijdens de onboarding, zodat hij of zij een weloverwogen keuze kan maken.
Moet de 30%-regeling opnieuw worden aangevraagd bij een salarisverhoging of functiewijziging?
Een salarisverhoging alleen leidt niet tot een nieuwe aanvraag, maar je moet wel controleren of de medewerker na de wijziging nog steeds aan alle voorwaarden voldoet. Bij een functiewijziging is een hertoetsing verplicht: als de nieuwe functie niet meer voldoet aan de eis van schaarse deskundigheid of de salarisgrens niet langer wordt gehaald, vervalt het recht op de regeling. Leg deze hertoetsingen altijd schriftelijk vast in het personeelsdossier.
Kan een medewerker de 30%-regeling ook aanvragen zonder tussenkomst van de werkgever?
Nee, de aanvraag moet altijd gezamenlijk worden ingediend door zowel de werkgever als de werknemer; beide partijen moeten het aanvraagformulier ondertekenen. De werkgever is bovendien de inhoudingsplichtige partij die de regeling daadwerkelijk toepast in de loonadministratie. Een werknemer kan de regeling dus niet zelfstandig activeren of claimen via de eigen belastingaangifte.
Gerelateerde artikelen
- Hoe verloopt de ABU- of NBBU-cao voor uitzendkrachten in de praktijk?
- Wat zijn de voordelen van arbeidsmigranten inhuren via een uitzendbureau?
- Welke risico's loop je als werkgever zonder uitzendbureau?
- Welke banen zijn er voor arbeidsmigranten zonder talenkennis in Nederland?
- Wie zijn arbeidsmigranten?
